Sprzedaż samochodu obcokrajowcowi – formalności krok po kroku (2026)

Sprzedaż auta cudzoziemcowi to ta sama transakcja cywilna, co z Polakiem — tylko częściej ludzie wywalają się na: danych w umowie, zgłoszeniu zbycia, OC, płatności i temacie wywozu/rejestracji. Największe „cofki” biorą się z prostych rzeczy: ktoś nie sprawdził dokumentu, wpisał zły adres, oddał auto „na raty”, a potem przychodzą mandaty i składki… na sprzedającego.

Poniżej masz schemat, scenariusze i gotowe zapisy, żeby to zrobić legalnie i spokojnie.

Najważniejsze w 60 sekund (10 punktów)

• Sprawdź tożsamość kupującego (paszport/karta pobytu) i spisz numer dokumentu.

• W umowie wpisz pełne dane + adres + kraj (bez “brak”).

• Zrób jasny zapis o płatności (kwota, forma, kiedy uznajesz za zapłacone).

• Wpisz moment wydania auta (data/godzina) i stan licznika przy wydaniu.

• Przekaż dowód rejestracyjny + kartę pojazdu (jeśli była) + polisę OC + kluczyki.

• Zrób protokół przekazania (2 min roboty, a ratuje tyłek).

• Zgłoś zbycie pojazdu w WK / online na gov.pl w 30 dni.

• Powiadom ubezpieczyciela o sprzedaży w 14 dni.

• PCC co do zasady płaci kupujący w 14 dni (chyba że jest faktura/VAT).

• Przy wywozie: nie kombinuj z „na moich tablicach” — kupujący ogarnia rejestrację czasową/wywozową jeśli potrzebuje.

Tabela: „Sprzedaż auta obcokrajowcowi – co musisz ogarnąć”

„Obcokrajowiec” – co to znaczy w tej sprzedaży (po ludzku)

W praktyce są dwie różne rzeczy:

• obywatelstwo (czyli “cudzoziemiec” w potocznym sensie),

• miejsce zamieszkania / pobytu (czy ma realny adres w PL i będzie tu rejestrował auto).

Dla Ciebie jako sprzedającego kluczowe jest nie to, jaką ma flagę w paszporcie, tylko czy masz pełne, weryfikowalne dane do umowy (tożsamość + adres + kraj + numer dokumentu) oraz czy transakcja jest dobrze udokumentowana (płatność, wydanie, zgłoszenia).

Scenariusze A–D

A) Kupujący mieszka w PL i rejestruje auto w PL

Co robisz Ty:

• Umowa z danymi jak dla Polaka + dodatkowo numer dokumentu pobytowego/paszportu.

• Przekazujesz standardowy komplet dokumentów.

• Zgłaszasz zbycie (30 dni) i ubezpieczyciela (14 dni).

Co powinien mieć kupujący, żeby nie utknąć przy rejestracji:

• adres w PL (do korespondencji/rejestracji),

• dokument tożsamości (czasem karta pobytu / PESEL – zależnie od sytuacji w urzędzie).

Najczęstsza wtopa: brak adresu w umowie („hotel”, „brak”, „Warszawa”) → potem problem z formalnościami i kontaktem.

B) Kupujący nie mieszka w PL i chce wywieźć auto (UE / poza UE)

Tu różni się głównie logika po sprzedaży.

Ty robisz swoje jak zwykle:

• umowa + protokół + zgłoszenie zbycia + zgłoszenie do ubezpieczyciela.

Co się zmienia (praktycznie):

• Kupujący może potrzebować rejestracji czasowej / wywozowej i innych papierów do poruszania się po drodze. To jest procedura „dla właściciela” i załatwia się ją w urzędzie.

• Czasowa rejestracja jest standardowo na maks. 30 dni (czasem z możliwością jednorazowego przedłużenia).

Twoja zasada bezpieczeństwa:Nie “pożyczaj” swojej polisy/blankietów i nie zostawiaj sprawy “na gębę”. Masz mieć: umowę, protokół, potwierdzenie płatności, zgłoszenia.

C) Kupujący kupuje na firmę (PL albo zagraniczną)

Tu nie chodzi o paszport, tylko o to na kogo idą dane i kto ponosi obowiązki.

C1) Firma polska

• Jeśli sprzedajesz jako osoba prywatna → zwykle i tak jest umowa sprzedaży (nabywca to spółka/JDG).

• PCC: co do zasady PCC dotyczy umów sprzedaży, ale nie ma PCC, gdy transakcja jest opodatkowana VAT (np. faktura VAT/VAT marża). To jest główna oś „PCC albo VAT”.

C2) Firma zagraniczna

• Wpisujesz pełne dane firmy: nazwa, adres, kraj, numer rejestracyjny / VAT UE (jeśli ma), osoba reprezentująca + jej dokument.

• Dopilnuj umocowania (czy podpisuje członek zarządu / właściciel / pełnomocnik).

Najczęstsza wtopa: “podpisuję ja, bo jestem kolegą prezesa” bez papieru → ryzyko sporu, że umowa nieważna albo nie wiąże firmy.

D) Auto zarejestrowane w PL vs auto z importu „w trakcie” (bez rejestracji)

D1) Auto zarejestrowane w PL (najprościej)

• Standard: dowód rejestracyjny, karta pojazdu (jeśli była), OC, kluczyki, umowa, protokół.

• Tablice zazwyczaj zostają z autem do czasu przerejestrowania przez kupującego.

D2) Auto “z importu w trakcie” (np. świeżo sprowadzone, jeszcze nie zarejestrowane)

Tu ludzie najczęściej robią chaos, bo sprzedają “projekt” zamiast auta z kompletem papierów.

Masz dwa uczciwe podejścia:

• Sprzedajesz auto jako towar z kompletem dokumentów importowych (łańcuch własności + odprawa + podatki, jeśli były).

• Sprzedajesz auto i w umowie jasno piszesz, kto i co ma jeszcze zrobić (np. akcyza, tłumaczenia, rejestracja).

W umowie dopisz sekcję:

• jakie dokumenty istnieją i są przekazywane,

• czego brakuje i kto to ogarnia,

• że kupujący jest świadomy, że auto może nie być gotowe do rejestracji “na jutro”.

Umowa sprzedaży – praktyczne minimum (plus gotowe zapisy)

Jakie dane wpisujesz (kupujący cudzoziemiec)

Minimum, które chcesz mieć w umowie:

• imię i nazwisko,

• data urodzenia (bardzo pomaga przy identyfikacji),

• obywatelstwo (opcjonalnie, ale sensowne),

• adres zamieszkania (PL lub zagraniczny) + kraj,

• rodzaj dokumentu i numer (paszport / karta pobytu / dowód UE) + państwo wydania,

• telefon/e-mail (nie zastępuje adresu, ale pomaga).

Jeśli ma PESEL/NIP — dopisz, ale brak PESEL nie blokuje samej sprzedaży.

Język umowy: polski vs dwujęzyczna

• Polski wystarczy (to Ty zgłaszasz zbycie w PL i bronisz się papierem w PL).

• Dwujęzyczna ma sens, gdy kupujący nie rozumie PL i chcesz uniknąć dramatu “nie wiedziałem co podpisuję”. Wtedy robisz PL+EN (albo PL+UA/RU — zależnie od klienta).

Sposób płatności i termin wydania

Wpisz tak, żeby nie było filozofii:

Zapis o płatności (przelew):„Cena sprzedaży wynosi … zł. Kupujący zapłaci cenę przelewem na rachunek … . Za moment zapłaty strony uznają chwilę uznania rachunku Sprzedającego.”

Zapis o gotówce:„Kupujący uiścił cenę w gotówce w dniu podpisania umowy, co Sprzedający potwierdza.”

Zapis o wydaniu auta:„Wydanie pojazdu nastąpi w dniu … o godz. … po zaksięgowaniu płatności / po zapłacie gotówką. Stan licznika przy wydaniu: … km.”

Oświadczenie o stanie technicznym – bez przesady, ale konkretnie

Nie rób epopei o “idealnym stanie”, tylko prosto:

Zapis bazowy:„Kupujący oświadcza, że zapoznał się ze stanem technicznym pojazdu oraz odbył jazdę próbną / miał możliwość sprawdzenia pojazdu i nie wnosi zastrzeżeń poza opisanymi poniżej.”

Znane wady (lista):„Strony wskazują następujące znane usterki/wady: … (np. lakierowanie elementu, kontrolka…, opony do wymiany…).”

Protokół przekazania (polecam)

1 strona: data/godzina, VIN, przebieg, liczba kluczyków, dokumenty przekazane, podpisy. To jest mega-tani “airbag”.

Dokumenty – checklista

Co przekazujesz kupującemu

• dowód rejestracyjny,

• karta pojazdu (jeśli była wydana),

• potwierdzenie ważnego badania technicznego (zwykle w CEPiK, ale papier bywa przydatny),

• polisa OC / numer polisy (OC przechodzi na nabywcę).

• umowa (oryginał dla kupującego),

• komplet kluczyków,

• dodatkowo: instrukcja, książka serwisowa, faktury/rachunki (jeśli dajesz).

Co zostaje u Ciebie

• Twój egzemplarz umowy,

• kopia dokumentu tożsamości (opcjonalnie) albo przynajmniej spisany numer,

• potwierdzenie płatności (print/PDF),

• potwierdzenia zgłoszeń (WK + ubezpieczyciel).

Zgłoszenie zbycia pojazdu w Polsce (sprzedający)

Gdzie: wydział komunikacji właściwy dla Twojego miejsca zamieszkania lub online przez gov.pl.Termin: do 30 dni od zbycia (np. od podpisania umowy).Co przygotować: dane pojazdu + dokument potwierdzający zbycie (umowa).

OC po sprzedaży (żeby nie płacić za cudze)

• OC przechodzi na kupującego z mocy prawa (wraz z prawami i obowiązkami z polisy).

• Ty masz obowiązek powiadomić ubezpieczyciela w 14 dni.

• Ubezpieczyciel może zrobić rekalkulację składki już na kupującego (to normalne).

Praktycznie: wyślij zgłoszenie sprzedaży i zachowaj potwierdzenie. To jest Twoja “tarcza” na przyszłość.

Podatki: PCC (krótko i jasno)

• Przy zwykłej umowie między osobami prywatnymi PCC płaci kupujący.

• Termin na deklarację i zapłatę: 14 dni od zawarcia umowy.

• Wyjątki w praktyce: gdy zakup jest na fakturę i transakcja jest w VAT (np. VAT marża), PCC zwykle nie występuje.

Uwaga: to, że kupujący jest cudzoziemcem, nie jest magicznym wytrychem na PCC. Liczy się forma i charakter transakcji.

Tablice i dowód rejestracyjny – co robisz jako sprzedający

• Przy sprzedaży auta zarejestrowanego w PL: normalnie przekazujesz auto z tablicami i dowodem. Kupujący potem rejestruje/przerejestrowuje lub robi procedurę wywozową.

• Jeśli kupujący potrzebuje wywozu: istnieje czasowa rejestracja/wywóz za granicę (procedura urzędowa; opłaty i tryb są opisane m.in. przez Warszawę i MI).

• Czasowa rejestracja jest co do zasady na okres do 30 dni.

Bez wchodzenia w “kombinacje”: Twoim zadaniem jest mieć porządną sprzedaż i zgłoszenia, a nie organizować kupującemu “patenty” na wyjazd.

Ryzyka i typowe wtopy (minimum 12 – konkretnie)

• Brak spisania numeru dokumentu kupującego.

• Umowa z błędnym imieniem/nazwiskiem (literówki robią realne problemy).

• “Brak adresu” albo adres typu hotel/znajomy bez kraju.

• Płatność “na raty” bez zabezpieczenia i bez zapisu co jeśli nie zapłaci.

• Wydanie auta przed zaksięgowaniem przelewu (“bo on już jedzie…”).

• Pełnomocnik bez papieru lub z pełnomocnictwem “do wszystkiego”, ale bez danych auta.

• Umowa na inną osobę niż ta, która płaci i odbiera (“kolega odbierze”).

• Brak protokołu przekazania (potem spór o dokumenty/kluczyki/uszkodzenia).

• Nie zgłoszone zbycie w WK w terminie 30 dni.

• Niepowiadomiony ubezpieczyciel w 14 dni.

• Oddanie kupującemu “wszystkiego” bez kopii/scanów (zostajesz bez dowodu).

• Brak jasnego zapisu o stanie technicznym i znanych wadach (potem “zataiłeś”).

• Sprzedaż auta “z importu w trakcie” bez rozpisania, kto kończy formalności.

• Brak potwierdzenia płatności w jakiejkolwiek formie.

3 krótkie sytuacje z życia

1) “Kupujący zniknął, a mandaty lecą do mnie”Sprzedający dał auto “na przelew jutro”, umowa była, ale nie zgłosił zbycia i nie zgłosił ubezpieczycielowi. Przez kilka tygodni przychodziły pisma i składki, bo w systemach nadal był „pierwszy właściciel”.

2) “Wywiózł auto, a ja nie miałem papieru”Kupujący wyjechał za granicę, a sprzedający zostawił temat zgłoszeń “na później”. Gdy przyszło pytanie z ubezpieczalni, sprzedający musiał na szybko odtwarzać daty i dane, bo nie miał potwierdzeń.

3) “Pełnomocnik kupował dla kogoś, umowa na złe dane”Ktoś podpisał umowę jako kupujący, a miał być tylko odbierającym. Potem była awantura o PCC i rejestrację, bo formalnie właścicielem był “zły człowiek” i trzeba było prostować papierologię.

Usługa: pomoc w formalnościach (Warszawa i okolice) – akcyzawarszawa.pl

Jeśli chcesz to zrobić bez nerwów: sprawdzimy umowę i dane kupującego przed podpisem, podpowiemy, co dopisać w Twoim przypadku, a potem możemy pomóc w tematach rejestracji / akcyzy / kompletowania papierów (Warszawa i okolice).

CTA: Podeślij umowę/dane – powiemy, jak to wpisać, żeby było poprawnie.

To usługa wsparcia formalnego. Nie jesteśmy urzędem.

FAQ (12 pytań)

1) Czy mogę sprzedać auto cudzoziemcowi bez PESEL?Tak. Do samej sprzedaży wystarczy poprawna identyfikacja w umowie (np. paszport/karta pobytu i numer dokumentu). PESEL jest częściej potrzebny dopiero przy niektórych formalnościach urzędowych po stronie kupującego.

2) Jaki dokument tożsamości wpisać w umowie?Najbezpieczniej: rodzaj dokumentu i numer (paszport / karta pobytu / dowód UE) + kraj wydania. To ma być coś, co faktycznie pokazano przy podpisie.

3) Czy umowa musi być dwujęzyczna?Nie musi. W praktyce ma sens, gdy kupujący nie rozumie polskiego i chcesz ograniczyć ryzyko sporu “nie wiedziałem co podpisuję”.

4) Czy tablice rejestracyjne zostają z autem?Zwykle tak, przy normalnej sprzedaży auta zarejestrowanego w PL. Kupujący potem je przerejestruje albo załatwi procedurę czasową/wywozową, jeśli wywozi.

5) Co z OC po sprzedaży auta cudzoziemcowi?OC przechodzi na nabywcę, ale Ty masz obowiązek zgłosić sprzedaż ubezpieczycielowi w 14 dni, żeby nie wisieć w systemie.

6) Ile mam czasu na zgłoszenie zbycia pojazdu?30 dni od dnia zbycia (np. podpisania umowy).

7) Kto płaci PCC przy sprzedaży auta obcokrajowcowi?Co do zasady kupujący, w 14 dni od umowy. Cudzoziemiec nie jest automatycznym wyjątkiem.

8) Kiedy PCC nie ma?Najczęściej, gdy sprzedaż jest na fakturę i podlega VAT (np. VAT marża w komisie).

9) Czy mogę wydać auto zanim dojdzie przelew?Możesz, ale to proszenie się o kłopoty. Jeśli już, to wpisz bardzo twarde warunki w umowie (termin, konsekwencje, uznanie zapłaty dopiero po uznaniu rachunku).

10) Kupuje pełnomocnik — co sprawdzić?Pełnomocnictwo powinno wskazywać, że może kupić konkretny pojazd (VIN) i podpisać umowę, oraz dane mocodawcy. Bez tego ryzykujesz, że “kupujący” okaże się nieuprawniony.

11) Auto jest “z importu w trakcie” — czy mogę sprzedać?Możesz, ale w umowie musisz rozpisać, jakie dokumenty przekazujesz i kto kończy formalności (akcyza, tłumaczenia, rejestracja). Inaczej robisz kupującemu minę i sobie problem reklamacyjny.

12) Czy muszę robić protokół przekazania?Nie jest obowiązkowy, ale to jeden z najlepszych papierów “na spory”: kiedy, co przekazano, jaki przebieg, ile kluczyków, jakie dokumenty.

Kontakt

Email: kontakt@akcyzawarszawa.pl

Tel: +48 509274704

Warszawa, ul. Aleja krakowska 157 02-180

Godziny otwarcia

Pon-Pt: 7:30 - 15:00

Sob: Zamknięte

Niedz: Zamknięte